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Quel format utiliser pour l’envoi de pièces jointes à des courriels

Ou comment être lisible et respectueux par courriel.

mardi 10 avril 2007, par Loïc Dayot

À force de déconseiller à mes correspondants d’envoyer des fichiers dans des formats propriétaires et surtout fermés, voila que je me dois de conseiller des alternatives moins nocives.

On ne se rend pas toujours compte des conséquences de l’envoi d’un fichier associé à un courriel.

La première question à se poser est « puis-je me passer de ma pièce jointe ». Quand il s’agit d’un texte, pourquoi ne pas copier le texte et le coller dans le message. La majorité des pièces jointes ne sont pas indispensables.

Les formats de fichiers à éviter sont ceux qui supposent que le destinataire dispose des mêmes logiciels que vous, d’autant plus quand ces logiciels sont propriétaires (par opposition aux logiciels libres).

Les formats à éviter sont les suivants : doc, xls, pps, ppt. Ils ne sont à la fois propriétaires et fermés.

Un format propriétaire est un format dont les spécifications sont contrôlés par une entité privée. A l’opposé d’un format ouvert, standardisé par une organisation internationale.

Par opposition au format ouvert, le format fermé désigne un format de données qui n’a pas de libre utilisation. Son auteur essaie, soit par la non-divulgation de son mode de représentation, soit par des entraves légales, d’en restreindre l’utilisation.

Voici quelques questions à se poser sur le format de fichier à choisir.
- le document est-il mis en page ?
- la mise ne page doit-elle être scrupuleusement respectée ?
- mes destinataires doivent-ils pouvoir modifier le document ?

Pour les textes.

- À éviter : .doc !

- Pour du texte brut :

  • copier-coller le texte dans le corps du message ou
  • joindre un fichier au format .txt : le format txt ne garanti pas la conservation des accents et autres caractères spéciaux

- Pour un texte mis en page dans un traitement de texte :

  • .html : le format html conserve les grandes lignes de la mise ne page, est très facilement lisible,
  • .rtf : le format rtf est propriétaire mais presque ouvert, la mise ne page est respectée à 90% ou
  • .odt : le format odt est libre et ouvert, mais nécessite l’utilisation d’un logiciel libre tel que OpenOffice.org.

- Pour un texte mis en page et destiné à l’impression fidèle :

  • .pdf : le format pdf est propriétaire mais ouvert, le contenu n’est pas modifiable mais la mise en page est fidèle
  • .odt : le format odt est libre et ouvert, mais nécessite l’utilisation d’un logiciel libre tel que OpenOffice.org

Pour les tableaux de calculs

- À éviter : .xls

- Pour transmettre les textes et nombres sans mise en forme :

  • cvs
  • dif

- Pour garder en plus la mise en page :

  • pdf : non modifiable mais la présentation est fidèle
  • odc : modifiable mais nécessite l’utilisation d’un logiciel libre tel que OpenOffice.org

Pour les présentations

- À éviter : .ppt, pps.

Mais de toute façon, il faut éviter de transmettre des présentations par courriel. Elles sont en général extrêmement volumineuses. Le courriel n’est pas fait pour ça. Si vous voulez transmettre des éléments de présentation, faites-en des pages html ou un document multi-pages en pdf.


Quelques références :
- Finissons-en avec les pièces jointes Word ! par Richard M. Stallman, janvier 2002
- Développer l’utilisation des standards ouverts et des logiciels libres ! Motion adoptée par les Verts en 2006.
- Petite définition des standards ouverts
- OpenOffice.org pourquoi acheter cher une suite logicielles libre et de très grande qualité ?

Messages

  • Bonjour Monsieur,
    Pouvez-vous me dire si toutes les informations ci-dessus, concernant les formats à utiliser dans l’envoi d’un courriel avec pièce jointe, sont encore à jour ? Si non, lesquelles ne le sont pas ?

    Surtout les fichiers .doc, pdf, rtf.
    Il n’est pas question, par exemple, du logiciel Nuances qui permet de créer, modifier, etc., le format pdf, et de l’expédier.

    Je possède la suite MS Office 2010.

    Si vous avez le goût et le temps, je serais content de recevoir de vos nouvelles.
    Merci.

    • Bonjour,
      Je n’aurais pas envie de retirer quoi que ce soit à l’article, mais plutôt d’ajouter quelques formats à surtout éviter : .xlsx et .docx qui sont des formats propriétaires récents qui obligent les destinataires à se doter de logiciels récents, coûteux et privateurs de libertés. Ces formats .xlsx et .docx ne sont pas même conforme aux normes ISO openxml déposés par Microsoft suite à des pressions et entourloupes.

      Quand au PDF, s’il est possible d’en modifier les contenus, il demeure néanmoins malaisé de modifier complètement le document. Je ne connais pas le logiciel Nuances qui est propriétaire. Une solution pour éditer des PDF est d’utiliser la partie dessin (Draw) de LibreOffice auquel on a ajouté l’extension importPDF.

      Cordialement.

    • Outre l’ajout de nouveau formats (des anciens devenus x et pseudo-ouverts) il faudrait rajouter un p’aragraphe pour les images : privilégier les formats natifs standards (png et jpg pour du bitmap, svg ou peut-être pdf pour du vectorisé, et exit les psd et co) et réduits (max 800x600 ?)

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